Thoáng hộp thư nhờ chiến dịch “giảm sâu” email tự động

Chỉ sau 3 tháng triển khai chiến dịch “giảm sâu”, số lượng thư tự động từ hệ thống FI2.0 đã giảm gần 40%, còn TMS ghi nhận mức giảm ấn tượng tới 71% dù khối lượng công việc không thay đổi. Đây là kết quả từ nỗ lực phối hợp của IDO cùng các phòng ban vận hành SEPG, FQC, HR và IT, nhằm dọn dẹp “núi thư rác” mỗi ngày, trả lại sự tập trung và gọn nhẹ cho hộp thư của từng FSOFTer.

Mỗi sáng, hộp thư của FSOFTer thường kín đặc những email tự động từ các hệ thống nội bộ, dễ khiến người ta “hoa mắt”, mất thời gian lọc bớt thông tin không cần thiết, thậm chí xóa nhầm thư quan trọng. Thông báo qua email từng là kênh hữu ích cho công việc, nhưng khi số lượng thư tăng vọt, thói quen chuyển chúng vào mục Spam đã vô tình làm các thông tin quan trọng bị bỏ lỡ. Hệ thống IT phải chịu thêm gánh nặng vận hành, trong khi mỗi FSOFTer lại khó tập trung vào công việc chính.

Tháng 3 năm 2025, IDO phối hợp cùng các phòng ban chủ quản hệ thống FI2.0 (SEPG, FQC, PMO), TMS (HR) và IT triển khai chiến dịch “giảm sâu” lượng email thông báo gửi đến từng FSOFTer mỗi ngày. Hàng loạt tiêu chí được xác lập cho chiến dịch bao gồm:

• Chỉ gửi nếu thực sự cần hành động từ người nhận: Tạm biệt hàng loạt email thông báo mà bạn có… cũng như không.
• Tận dụng tối đa các kênh giao tiếp thay thế: Ưu tiên Maya, MyFPT và thông báo trên hệ thống thay vì email tràn lan.
• Xóa sổ email xác nhận, thư thống kê, thông báo “cho có”: Các email có tỉ lệ mở thấp (<5%) hoặc không tạo giá trị cho người nhận đều bị cắt giảm mạnh.
• Chủ động phòng ngừa lỗi ngay trên hệ thống: Thay vì gửi email nhắc lỗi, hệ thống chủ động nhắc người dùng qua pop-up, tin nhắn trong giao diện thao tác.

Theo thống kê cuối năm 2024, hệ thống FI2.0 ghi nhận hơn 138.339 issues/tasks nhưng phải “gánh” tới gần 1.791.800 email thông báo. TMS cũng không khá hơn khi có gần 98.472 đơn và 713.520 email gửi đi.

Tuy nhiên, sau khi chiến dịch giảm sâu email được triển khai, trong tháng 6 năm nay, con số email trên FI2.0 giảm còn khoảng 1 triệu email (giảm 39%). Tương tự với TMS, mặc dù số đơn tăng lên (102.001 đơn) nhưng lượng email lại giảm đáng kể, chỉ còn 216.069 (tương đương mức giảm 71%). Việc cắt giảm này đã giúp hộp thư của các FSOFTer “thông thoáng” hơn dù khối lượng công việc không thay đổi.

Người nhà F “được” gì? Đó là sự tập trung trở lại cho từng FSOFTer: Ít email rác hơn, nguy cơ bỏ qua email quan trọng giảm rõ rệt; Tiết kiệm thời gian xử lý thông tin, dành năng lượng cho việc sáng tạo và phát triển; Giải phóng hạ tầng và mạng lưới IT, tạo “không gian số” khỏe mạnh hơn cho toàn bộ FSOFT.

Cải tổ này không chỉ giúp từng cá nhân bớt mệt mỏi với thư báo, mà còn là bước tiến lớn trong hành trình tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm số cho toàn bộ hệ sinh thái FSOFT.