Thay thế giấy đi đường bằng tính năng “Check in công tác” trên myFPT

Giấy đi đường là chứng từ không còn xa lạ với các FSOFTer thường xuyên đi công tác trong nước. Tuy nhiên, việc sử dụng giấy đi đường có những hạn chế và bất cập khá lớn cho CBNV cũng như bộ phận SSC Onsite. Hưởng ứng tinh thần của BA Wow, SSC Onsite kết hợp với AF cùng iDX đã thay đổi quy trình xác nhận hành trình công tác trong nước của CBNV từ sử dụng giấy đi đường thành check in theo vị trí định vị trên ứng dụng myFPT.

Mỗi năm, đội ngũ SSC Onsite cần in và đóng dấu hơn 5.000 giấy đi đường, tương đương 60 MM/năm. CBNV cần nhận giấy đi đường trước khi đi công tác và giữ giấy đến địa điểm công tác, tìm bộ phận văn thư để xin dấu xác nhận. Sau khi kết thúc chuyến công tác, CBNV phải gửi lại giấy đi đường cho SSC Onsite để xác nhận CBNV đã đến địa điểm làm việc theo đúng lịch trình công tác. Đây cũng là chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước về thanh toán công tác phí.

Chị Nguyễn Thị Hoàng Hà (SSC Onsite) chia sẻ: “Mỗi năm có hơn 4.700 trip cần xử lý giấy đi đường. Thời gian và công sức bỏ ra từ in ấn, lưu trữ ở phía SSC và CBNV chiếm khá nhiều công đoạn. Trong quá trình di chuyển sẽ không tránh khỏi việc thất lạc, hư hỏng giấy tờ, cũng như khiến CBNV và SSC Onsite tốn thời gian xử lý”.

Từ pain-point này, SSC Onsite và AF cùng FHO iDX đã phối hợp để thay đổi quy trình xác nhận hành trình công tác trong nước của CBNV từ sử dụng giấy đi đường thành check in theo vị trí định vị trên ứng dụng myFPT (Version 4.10.10). CBNV sau khi đã log ticket đi công tác trên tool TSS và được approve từ Trưởng đơn vị, khi đến tỉnh thành/địa điểm công tác chỉ cần vào ứng dụng myFPT, chọn tab Cá nhân, chọn tính năng “Check in Công Tác”. Ứng dụng sẽ tự động định vị vị trí của CBNV, kiểm tra với địa điểm đã đăng kí đi công tác trên tool TSS và hiển thị kết quả check in trên màn hình.

Là một CBNV thường xuyên đi công tác trong nước, chị Bùi Thị Phương Thảo (FHO.COF) bày tỏ niềm vui khi có thay đổi này: “Thay đổi này chính là một case study chuyển đổi số hiệu quả của đơn vị SSC, tinh gọn quy trình, tiết kiệm chi phí in ấn, giấy mực, hướng đến văn phòng số không giấy tờ. User như mình cũng đỡ khoản phải lo giữ giấy đi đường từ nơi đi tới nơi đến, tìm chỗ đóng dấu và lo lắng về việc giữ gìn để mang tờ giấy về cho SSC. Thủ tục đòi hỏi khá nhiều công đoạn rườm rà và thủ công”

Đây cũng là một cải tiến của dự án BA WOW – nâng cao năng suất khối BA do FHO iDX phối hợp cùng các phòng ban khối BA thực hiện. Trong quý III này, dự kiến sẽ có nhiều cải tiến được go-live để đem lại trải nghiệm tốt cho CBNV FSOFT.

QuynhPT7