CTC tinh gọn quy trình “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo”
Mới đây, quy trình “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo” của CTC được tinh gọn từ 7 bước xuống còn 4 bước, giúp đẩy nhanh thời gian đăng ký tham gia khóa học của FSOFTer và các bên liên quan. Một số khóa học có thời lượng dài và chi phí cao thì quy trình “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo” sẽ được thay thế bằng việc CBNV ký cam kết đóng góp chi phí đào tạo qua lương nếu không đạt đủ yêu cầu của khóa học. Đây là một số thay đổi chủ đạo của CTC sau workshop “Tỏa sáng cùng BA WOW” vừa qua.
Một trong những quy trình phần lớn các FSOFTer tham gia khóa học nội bộ đều trải nghiệm chính là “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo” của CTC. Với quy trình mới, CBNV chủ động tham gia và hoàn thành khóa học sau khi được trưởng đơn vị xác nhận. Admin quản lý lớp học của CTC sẽ không cần theo dõi, đối soát việc tạm ứng, hoàn ứng và tập trung được nhiều hơn trong triển khai khóa học. AF cũng sẽ lược bỏ bước sao kê lịch sử chuyển khoản cho CTC.
Hiện quy trình mới chỉ bao gồm 4 bước: FSOFTer gửi form cam kết, CTC cập nhật trạng thái cam kết, kết thúc khóa học và lập báo cáo, cuối cùng nếu không đạt đủ yêu cầu về đào tạo đã cam kết, FSOFTer nộp học phí qua lương tháng tiếp theo.
Quy trình mới được áp dụng sẽ giảm tổng thời gian xử lý từ 926 giờ xuống còn 290 giờ, lược bỏ thành công 3 bước trong quy trình. FSOFTer cũng sẽ có trải nghiệm tốt hơn khi tham gia các khóa đào tạo, góp phần tạo động lực trau dồi thêm kiến thức, kĩ năng từ các khóa học của CTC.
Chị Trần Thị Thúy Hằng (Cựu CBNV của CTC) chia sẻ khởi nguồn của quy trình “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo” là do thời gian đầu tỉ lệ CBNV đăng ký nhưng không tham gia khóa học rất cao. CTC và các phòng ban liên quan đều tốn nhiều thời gian công sức để tổ chức lớp học mà chỉ có gần nửa số học viên đã đăng ký xuất hiện. Việc này gây lãng phí chi phí lớn nếu số lớp học tổ chức tăng dần.
Với quy trình “Tạm ứng, hoàn phí đào tạo” như trước, khi tham gia mỗi khóa học, CBNV mất 10 phút để chuyển khoản cho CTC, sau đó admin lớp học phải mất 3 tiếng cho mỗi khóa học để yêu cầu sao kê, kiểm tra đối chiếu và nhắc nhở học viên tạm ứng hoặc xác nhận. Kéo theo AF sẽ tốn 3 tiếng để sao kê lịch sử chuyển khoản cho CTC. Tổng số giờ để các bên liên quan hoàn thành quy trình tạm ứng và hoàn ứng trong năm 2021 là 926 giờ. Do quy trình rườm rà và tốn thời gian, đôi lúc đây cũng là lí do khiến CBNV thay đổi ý định, không đăng ký tham gia đào tạo nữa.
Có thể thấy hiện các FSOFTer đã đăng ký tham gia đào tạo với tinh thần học tập nghiêm túc và tính cam kết rất cao. Cụ thể năm 2021, 87% CBNV đạt đủ yêu cầu cam kết đào tạo và được hoàn ứng chi phí. Giờ là lúc có thể tinh gọn quy trình này đem tới sự thuận tiện cao nhất cho người học.
Là một CBNV rất tích cực tham gia hoạt động đào tạo, chị Phan Khánh Chi (GAM.IVI) chia sẻ: “Thực sự là có nhiều khóa học mình muốn tham gia nhưng vì thủ tục tạm ứng và hoàn ứng khá là phức tạp rườm rà nên nhiều khi bản thân lại cảm thấy nản, quyết định không đăng ký tham gia lớp học của CTC và tìm các khóa học online tương tự trên mạng. Nếu thay đổi được quy trình này chắc chắn sẽ giúp nhiều CBNV như mình sẽ tham gia học nhiều hơn”.
Chị Lê Thị Quỳnh Trang (CTC) chia sẻ: “Trong quá trình làm việc mình thấy có nhiều quy trình cá nhân chưa được tối ưu hóa, nhưng đôi khi còn hơi ‘lười’ lên tiếng, ngại thay đổi. BA WOW chính là động lực thôi thúc, giúp đỡ CTC đổi mới, tinh gọn lại quy trình. Từ đó có thể nâng cao năng suất và tăng trải nghiệm của FSOFTer khi tham gia học tập, giúp nhân viên ‘yêu’ đào tạo hơn”.
IDX
