Hành trình đi tìm lời giải cho bài toán “Report to pitch”
“Làm thế nào để có một báo cáo thuyết phục, hạ gục cấp trên?” là chủ đề được CEO FSOFT Phạm Minh Tuấn chia sẻ trong workshop “Cờ dẫn lối – Vận mệnh đổi mới” tháng 8/2022, với mục tiêu “cách mạng hoá” hoạt động báo cáo, thuyết trình của bộ phận quản lý nói riêng và CBNV nói chung trong toàn FSOFT. Workshop diễn ra trực tiếp tại campus F-Ville và trực tuyến qua Webex.
Buổi workshop đã thu hút sự tham gia của gần 400 FSOFTer, đạt 93/100 điểm NPS. Dưới sự dẫn dắt của CEO Phạm Minh Tuấn, các nội dung chính được đề cập bao gồm: phân biệt Reporting và Pitching, các định kiến và vấn đề phổ biến, phương pháp – kỹ thuật báo cáo. Trong đó, việc xác định người nghe và điều họ muốn nắm bắt là phần quan trọng nhất để có một báo cáo đúng, đủ và thuyết phục.
Về bản chất, Reporting và Pitching thường bị nhầm lẫn bởi đều được dùng để báo cáo với lãnh đạo hoặc nhóm người có liên quan. Hai loại hình cùng sở hữu các điểm chính yếu, điểm bổ trợ mang hiệu quả lôi cuốn và giảm thiểu sự thiếu kiên nhẫn của người nghe. Tuy nhiên, Reporting được dùng nhiều lần, báo cáo những sự việc đã xảy ra, còn Pitching thường được dùng một lần duy nhất với mục tiêu tạo ra sự tò mò, thích thú cho người nghe. Như vậy, có thể hiểu “Report to pitch” là hoạt động thông qua việc báo cáo để lồng ghép đánh giá và hướng đi, hành động tiếp theo nhằm đạt mục tiêu đề ra.
Theo anh Tuấn, những vấn đề phổ biến trong khi Reporting có thể kể tới: báo cáo thừa dữ liệu, sử dụng nhiều thông tin nhưng lại thiếu kết luận cuối cùng, cố gắng nói những điều chi tiết vì sợ người nghe không hiểu… Ngược lại, các thông tin cần được chắt lọc khi đưa vào báo cáo và trình bày. Số lượng slide được dùng nên được tối thiểu hoá theo quy tắc: “Mỗi slide luôn mang đến những thông điệp quan trọng”. Việc xây dựng các câu chuyện xung quanh báo cáo cũng sẽ giúp người nghe nhớ lâu hơn.
Trọng tâm của buổi workshop, CEO Phạm Minh Tuấn chia sẻ về hệ thống phương pháp tiếp cận, cùng nghệ thuật trình bày nội dung dành cho các FSOFTer. Trước hết, người báo cáo cần chuẩn bị hệ thống câu hỏi 4W2H nhằm xác định đối tượng/nhóm đối tượng (stakeholder), nội dung, nhu cầu và mong muốn gì từ các đối tượng đó. Tiếp theo, trong phần báo cáo phải xuất hiện 3H: Heart – Head – Hand, từ thông điệp chạm đến trái tim, đọng lại trong suy nghĩ rồi thôi thúc hành động thực tế của người nghe, các luận điểm chính luôn có những câu chuyện kèm theo để giúp người nghe ghi nhớ.
Ngoài ra, bài báo cáo cũng nên được bắt đầu từ phần kết luận. Trong quá trình trình bày, tuỳ vào thái độ của người nghe mà người báo cáo có thể chuyển sang các kết luận khác hoặc tiếp tục trình bày chi tiết. Bên cạnh đó, một phần Report chỉ nên chứa đựng từ 3-5 vấn đề, nếu nhiều hơn sẽ khó để người nghe ghi nhớ và duy trì sự tập trung.
“Cờ dẫn lối – Vận mệnh đổi mới” là chuỗi chương trình giúp xây dựng năng lực đào tạo của các cán bộ quản lý, tạo thêm kênh đào tạo và chia sẻ kiến thức từ lãnh đạo tới nhân viên, thiết lập thói quen chia sẻ và văn hóa học tập trong doanh nghiệp… Chương trình có sự tham gia trực tiếp từ các lãnh đạo cấp cao như: Chủ tịch FSOFT Chu Thị Thanh Hà, CEO FSOFT Phạm Minh Tuấn, COO FSOFT Trần Đăng Hòa, CFO FSOFT Nguyễn Khải Hoàn…
NgaDT21
