‘Dự án tốt là dự án có dự cảm chiến thắng ngay từ đầu chứ không chỉ là về đích đúng hạn’

Đó là chia sẻ của CEO FSOFT Phạm Minh Tuấn tại buổi đào tạo các nội dung liên quan tới Quản trị dự án dành cho Teamlead, key member của các phòng ban BA tại FSOFT HCM diễn ra vào cuối tuần qua. Tại đây, anh Tuấn khẳng định tầm quan trọng của kĩ năng Quản trị dự án và nếu mắc sai lầm trong công việc này thì kết quả sẽ không đạt được như mong đợi.

“Nếu phải xâu chuỗi các task lại với nhau để cho ra kết quả tốt hơn, hoặc phải thay đổi để kết quả vượt kì vọng của những người mình phục vụ thì đòi hỏi kĩ năng lớn về Quản trị dự án”, CEO FSOFT mở màn buổi chia sẻ. Theo anh Tuấn, dự án ở đây là không chỉ nói riêng về dự án phần mềm mà kể cả những dự án cá nhân như xin học cho con, sửa nhà, chuyển nhà… Một dự án tốt không chỉ là dự án về đích đúng hạn, vừa với budget mà dự án tốt sẽ có mọi thứ tốt: planning, schedule, cost, resource… ngay từ ngày đầu. Kiểm soát được những yếu tố đó sẽ giúp dự án của chúng ta có cảm giác “chiến” và giữ được tinh thần đó xuyên suốt tới khi dự án khép lại.

“Một dự án thành công thì cảm giác thành công đến từ ngay lúc bắt đầu, chứ không phải tới lúc gần cuối. Về bản chất làm xong bất kì dự án nào, chúng ta đều phải cảm thấy sướng, còn nếu không thì ta đã mắc phải sai lầm nào đó”, anh Tuấn khẳng định.

Anh cũng chỉ ra các yếu tố khiến việc Quản trị dự án không thuận lợi, đặc biệt là các dự án ở BA dễ gặp phải như: không hiểu rõ tiêu chí đánh giá một dự án thành công; bỏ quên stakeholders; không làm chủ được scope, cost hay sự kì vọng của các bên; không làm planning, bỏ qua việc đánh giá các rủi ro sẽ gặp phải, giao tiếp với các bên chưa chặt chẽ… Trong số này, tất cả đều đáng lưu tâm nhưng CEO FSOFT tập trung phân tích các yếu tố về Planning, Scope & Cost và Risk.

Cụ thể, trước khi bắt đầu, dự án cần lên kế hoạch rõ ràng với các yếu tố Proper, Prevent, Protect, Performance. Chuẩn bị kĩ lưỡng ở giai đoạn này sẽ giúp các thành viên bước vào trận chiến có cảm giác sẽ chiến thắng và tin vào chiến thắng.

“Việc làm planning phải xác định được đâu là task quan trọng nhất, phải nhận diện được thứ gì rủi ro cho task đó, nếu task đó chậm cả dự án sẽ chậm. Và đặc biệt là phải biết cách để biến việc Critical Path thành non Critical Path”, anh chia sẻ thêm.

Yếu tố Scope & Cost sẽ đi cùng nhau, ở đây bao gồm cả Stakeholders Expectation, không chỉ những thứ đo đếm được. Nếu sự kì vọng của các bên vô lý thì chúng ta cần có cách hạ sự kì vọng đó xuống, tất nhiên phải làm trước khi bắt đầu dự án, phải ra chuẩn mực. Khi đã đồng ý, thỏa hiệp với nhau thì cần tuân thủ, nếu thay đổi cần thêm cost và thời gian. Đây là cơ sở để đàm phán với các bên về sự kì vọng của dự án.

Tại chương trình, anh Tuấn cũng phân tích nhiều case study điển hình, nhiều risk trong dự án, đồng thời lắng nghe và giải đáp những ý kiến thắc mắc của người tham dự.

Đây là buổi đào tạo offline đầu tiên của Trung tâm Đào tạo CTC FSOFT HCM sau nhiều tháng phải tổ chức theo hình thức online vì tình hình dịch bệnh.

DucLM17