F1 lan tỏa văn hóa “Prevention – No Recurrent Problems”: Từ tư duy đến hành động

Ngày 29/3/2025, gần 200 thành viên F1 đã tham gia workshop “F1 – Prevention Culture 2025: Xây nền tảng vững, chặn rủi ro sớm” nhằm thảo luận về chiến lược, mô hình và các ví dụ thực tiễn trong xây dựng văn hóa phòng ngừa rủi ro tại các DC (Delivery Center), dự án.

Đây là hoạt động nằm trong chuỗi chương trình “Prevention Culture” do FSOFT phát động với tinh thần “No Recurrent Problems” – ngăn chặn vấn đề tái diễn, bắt đầu từ thay đổi tư duy, lan tỏa đến hành động cụ thể và có hệ thống.

Tư duy hệ thống: Mỗi cấp độ một vai trò trong phòng ngừa rủi ro

Mở đầu chương trình, anh Lê Đức Ba – Trưởng phòng F1.DMO đã tổng kết những hoạt động prevention của F1 trong quý 1, trong đó có những dự án điển hình về việc prevention thành công mang lại kết quả tối ưu về delivey cũng như margin. Sau đó, anh Ba trình bày tổng quan về chiến lược phòng ngừa của F1 năm 2025.

Thay vì chỉ tập trung vào lỗi phát sinh, F1 lựa chọn cách tiếp cận hệ thống, định nghĩa phòng ngừa là “năng lực tổ chức”. Chiến lược này được triển khai theo 3 trục chính tương ứng với 3 mảng công việc của FI: Managed Services, ITO và BPO. Các hoạt động prevention được thiết kế cả ở mức F1 cũng như mức đơn vị sản xuất (DC – Delivery Center).

Từ chiến lược đến thực thi – SMART hóa các mục tiêu phòng ngừa

Anh Bùi Huy Đạt (SEPG.PRO), đại diện Ban tổ chức chương trình Prevention, giới thiệu phương pháp SMART trong xây dựng mục tiêu phòng ngừa – một công cụ giúp các đội ngũ biến những ý tưởng “phòng ngừa rủi ro” thành các hành động rõ ràng, đo lường được và có thời hạn.

Một trong những minh chứng thuyết phục nhất là từ dự án GOPM, nơi nhóm đã đặt mục tiêu giảm số lượng bình luận “header comment” không cần thiết trên các ticket từ 4,6 xuống 3,4 – tương đương giảm 34% sau 6 tháng. Dù chưa đạt mốc 80% như kỳ vọng ban đầu, kết quả này cho thấy khi đội ngũ đồng lòng đặt mục tiêu cụ thể, việc ngăn chặn lỗi lặp lại là hoàn toàn khả thi.

Ngoài ra, anh Đạt cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc gán dedicated team cho từng kế hoạch phòng ngừa thay vì chỉ assign task rời rạc – một cải tiến mới được áp dụng trong năm 2025.

Dự án HKK: “Culture = Practice” – Phòng ngừa bắt đầu từ kỷ luật cá nhân

Chị Trần Thị Minh Nguyệt (F1.STI), đại diện dự án HKK (F1.STI), mang đến một góc nhìn thực tế và gần gũi hơn khi chia sẻ về quá trình áp dụng văn hóa phòng ngừa vào quản trị dự án.

Dưới sự giám sát của chị, dự án đã thiết lập quy trình cụ thể cho từng bước công việc: từ báo cáo tiến độ theo tiêu chí hoàn thành, đến mô hình hóa toàn bộ working process bằng input – output rõ ràng, kiểm soát yêu cầu khách hàng với cơ chế xác minh đa tầng, và cập nhật tài liệu thiết kế xuyên suốt.

Điều quan trọng nhất, theo chị Nguyệt, chính là giáo dục thành viên thói quen báo cáo sớm, xác định vấn đề đúng cách và hiểu rõ giá trị của tuân thủ quy trình. Khi từng thành viên có trách nhiệm cá nhân, cả đội ngũ sẽ chủ động phát hiện và xử lý lỗi trước khi nó trở thành sự cố.

Phòng ngừa rủi ro bảo mật – không chỉ là kỹ thuật, mà là hành vi

Diễn giả cuối cùng, anh Nguyễn Trung Hiếu (F1.DMO) – chuyên gia bảo mật thông tin F1.DMO, tập trung vào nhóm rủi ro đặc biệt: bảo mật dự án và tài sản khách hàng.

Theo anh Hiếu, những hành vi tưởng chừng nhỏ như login hệ thống từ máy cá nhân, tự ý nâng version test, hoặc bỏ quên thiết bị khách hàng đều có thể dẫn đến sự cố lớn. F1 đã từng ghi nhận các case khiến dự án mất đến 2 ngày làm việc để khắc phục.

Để phòng ngừa, anh Hiếu nhấn mạnh các hành động bắt buộc:

• Không truy cập hệ thống bằng thiết bị cá nhân
• Mỗi thiết bị test phải được lock version
• Thiết bị của khách hàng phải có quy trình bàn giao/nghiệm thu – lưu trữ khóa rõ ràng
• Cập nhật danh sách incident bảo mật từ hệ thống ISM để biết trước và phòng tránh

Thông qua những chia sẻ chân thực, cụ thể và mang tính hành động cao, workshop “F1 – Prevention Culture 2025” một lần nữa khẳng định rằng văn hóa phòng ngừa không phải là khái niệm xa vời, mà là năng lực thực tế của một tổ chức hiện đại.

Với F1, “No Recurrent Problems” không chỉ là mục tiêu, mà đã trở thành một phần trong cách tư duy – vận hành – ra quyết định mỗi ngày. Và như các diễn giả đã nhấn mạnh: hành động nhỏ – nếu được lặp lại đúng cách – sẽ tạo nên sự khác biệt lớn.