FSOFT triển khai ký phòng chống xung đột lợi ích trong hoạt động mua sắm trên ePurchase
Nhằm tiết kiệm thời gian của các bên và những người liên quan tới hoạt động này ở các đơn vị, các dự án, liên minh PRC, iDO và LCM đã triển khai việc ký cam kết phòng chống xung đột lợi ích trong hoạt động mua sắm, được tích hợp ngay trên ePurchase.
>>> Sau khi đăng nhập ePurchase, nếu thuộc đối tượng ký, FSOFTer sẽ nhận được nội dung bản cam kết định dạng PDF được hệ thống gửi về qua email.
Trước đó, nhận thấy bối cảnh chung tại FSOFT là nhiều đơn vị, phòng ban có nhu cầu mua sắm sản phẩm, cần sử dụng dịch vụ của các đối tác bên ngoài, nhưng không lưu ý đến quy định công ty khi giới thiệu các nhà thầu đã quen biết, hoặc người thân tham gia vào quy trình, dẫn đến những sai phạm đáng tiếc, không đáng có. PRC và LCM đã phối hợp cho ra đời quy định kí cam kết phòng chống xung đột lợi ích với mục tiêu giúp nhân viên hiểu rõ bản chất của quy định, từ đó nâng cao nhận thức và tránh các sai phạm về quy tắc và đạo đức kinh doanh khi tham gia vào quy trình mua sắm tại FSOFT.
Từ năm 2022 tới nay, FSOFT là đơn vị tiên phong trong Tập đoàn bắt đầu triển khai ký phòng chống xung đột lợi ích cho hơn 700 cán bộ quản lý và nhân viên tham gia vào quy trình mua sắm. Thời điểm đó, việc ký được thực hiện theo các thao tác thủ công là tổng hợp các đầu mối từ các FSU Lead, sau đó PRC gửi mail mời ký, dẫn tới chưa tối ưu thời gian của các bên liên quan, gây khó khăn trong quá trình quản lý và thu thập thông tin.
Việc thay đổi và tích hợp ký ngay trên ePurchase sẽ giúp những người tham gia vào quy trình mua sắm như Requestor, Manager của các FSU cho tới các bộ phận chuyên gia như: IT, ISM, SSC, FID, FC, AF và các nhân viên mua sắm của PRC… nhanh chóng nắm được quy định của công ty, tiết kiệm thời gian và được hệ thống nhắc nhở ký 6 tháng/lần trên tool thay vì ký thủ công như trước đây.
Theo Quyết định số 246 trước đó, việc ký cam kết này sẽ áp dụng đối với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ giữa FSOFT với người có liên quan: cá nhân, tổ chức có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đên người có quyền quyết định thực hiện giao dịch của FSOFT với một bên thứ ba, từ đó có thể tác động đến lợi ích cá nhân của người có liên quan đó.
Việc ký cam kết sẽ giúp các bên liên quan ý thức hơn trong việc chống xung đột lợi ích trong hoạt động mua sắm, đảm bảo quy trình được thông suốt, minh bạch. Toàn bộ CBNV FSOFT có trách nhiệm cam kết không có xung đột lợi ích, kê khai thông tin một cách trung thực, khách quan và chịu toàn bộ trách nhiệm trước Ban lãnh đạo FSOFT và pháp luật về những thông tin đã kê khai.
