“Lên đẳng” các thương vụ mua sắm từ công thức đặc biệt của PRC

Bằng cách áp dụng công thức SMART, cùng bộ quy tắc 5S “cộp mác” PRC, trong năm qua, Trung tâm Mua bán đã có được những thành tích nổi bật, nâng tầm công tác mua sắm của FSOFT. Nối tiếp những thành tích đó, năm 2024, đội ngũ PRC tiếp tục đề ra những mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động của cả ban, đảm bảo 2 mục tiêu lớn là tăng năng suất và phát triển bền vững, bên cạnh tôn chỉ “mua sắm hiệu quả”.

Năm 2023, trên phương diện hỗ trợ sản xuất, PRC đã gặt hái nhiều thành tích, góp phần đắc lực vào mục tiêu tăng năng suất của FSOFT. Cụ thể, với gần 5.000 ticket mua sắm, tỉ lệ saving của PRC trên cả 3 miền tiếp tục duy trì ở mức tốt, đạt 10,1%. Trong đó, hạng mục hàng hoá xuất nhập khẩu đạt 10%; top-up đạt 17%, vượt mục tiêu đề ra và giúp tăng trưởng lợi nhuận cho cả FSOFT và tập đoàn FPT. 2023 cũng là năm đầu tiên đơn vị tham gia vào các dự án xây dựng cơ bản của FSOFT. Với vai trò đàm phán giá, PRC đã nỗ lực hết mình để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, giúp công ty đạt tỉ lệ saving cao đối với các gói thầu lớn.

Trong năm, ngoài việc mua sắm cho FSOFT 3 miền, PRC còn mở rộng sự hiện diện, vươn dài cánh tay đến các OBs, trở thành trợ thủ đắc lực của FKR, FJP… trong lĩnh vực mua bán hàng hoá, thuê dịch vụ. Cụ thể, PRC đã xây dựng và triển khai các hạng mục mua sắm tập trung cho FSOFT 3 miền và OBs, giúp quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và thống nhất giữa các bên liên quan. Từ đó, đơn vị có thể tối ưu hoá chi phí, tốc độ và hiệu quả vận hành, giúp tăng năng suất của cả PRC.

Là đơn vị chịu trách nhiệm chính cho phạm trù Mua sắm bền vững, PRC đạt được 70 điểm trong khung đánh giá EcoVadis, giúp FSOFT nâng hạng Ecovadis từ hạng Đồng lên hạng Bạc, tự hào đứng vào hàng ngũ Top 13% các công ty IT trên thế giới đạt chứng nhận này. Đây cũng chính là điểm sáng nổi bật của PRC trong năm vừa qua.

Để đạt được những thành tích đó, PRC đã áp dụng những công thức thành công riêng biệt, mang đậm dấu ấn của đơn vị, trong đó phải kể đến mô hình SMART và bộ quy tắc 5S dành cho “buyers”.

Đối với mô hình SMART, mỗi buyers phải cụ thể hoá được từng mục tiêu (Specific); đưa ra cách tính toán, đo đạc KPI (Measurable); đánh giá tính khả thi khi áp dụng vào thực tế (Achievable, Realistic), đưa ra thời hạn hoàn thành (Timebound). Theo chị Vân Anh – Trưởng ban Mua sắm PRC, mỗi thành viên tại đơn vị đều phải đáp ứng tiêu chí 5S, gồm Tốc độ xử lý (Speed), Sự hài lòng của user (Satisfaction), Hỗ trợ tận tình (Support), tinh thần của PRC (Spirit: tối ưu hoá chi phí, nguồn lực) và có đầy đủ kỹ năng để xử lý công việc (Skill). Ngoài ra, PRC cũng áp dụng chính sách luân chuyển vị trí đối với nhân sự nội bộ, trong đó quy định 50% “buyers” có thâm niên mua sắm 1 mảng hàng quá 3 năm sẽ được luân chuyển để hỗ trợ việc tiếp nhận công việc mới mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Nhờ được training, coaching bài bản, mọi thành viên của PRC trên cả 3 miền đều có thể hỗ trợ lẫn nhau, bất kể đang làm việc tại mảng nào hay tại chi nhánh nào.

Mua bán cho doanh nghiệp không phải chỉ đơn giản là tìm nhà cung cấp giá tốt và mua hàng. Tất nhiên, giá cả cũng là một phần để đưa ra quyết định, thế nhưng chất lượng vẫn luôn được đặt lên hàng đầu. Và mấu chốt quan trọng của những thương vụ mua bán chính là “đàm phán” và nhanh nhạy với thời cuộc. “Nằm lòng” tôn chỉ đó, các thành viên của PRC luôn nỗ lực hết mình để hoàn thành nhiệm vụ được giao, trong đó tiêu biểu là chị Hoàng Thu Thuỷ – TOP 100 FSOFT và chị Nguyễn Thị Thảo – Cán bộ ngành dọc xuất sắc.  

Những thành tựu này cùng tinh thần bền bỉ, tận lực và nhiệt huyết của người PRC chắc chắn sẽ là điểm tựa để đơn vị hiện thực hóa những mục tiêu trong năm 2024, trong đó, “tăng năng suất” và “phát triển bền vững” là 2 yếu tố được PRC ưu tiên hàng đầu. Những ưu tiên đó có thể nhìn thấy rõ ràng thông qua OKR của đơn vị, với các hành động cụ thể như:

– Nâng tầm công tác mua sắm của đơn vị, duy trì tỉ lệ tối ưu chi phí đạt mức tốt: Tham gia vào các gói xây dựng cơ bản; Lập các hạng mục mua sắm tập trung, hợp đồng khung, danh sách các nhà cung cấp cho FSOFT Việt Nam và các OBs  

– Không ngừng đổi mới, cải tiến công cụ, quy trình, nhằm tháo gỡ triệt để các nút thắt trong quy trình mua sắm.

– Hoàn thiện và triển khai bộ tài liệu hoàn chỉnh phục vụ training nhóm ngành hàng, hướng dẫn sử dụng hệ thống cho cả buyers và FSOFTers. Từ đó sử dụng hiệu quả nguồn lực, giúp tăng năng suất

– Triển khai ESG, trong đó chú trọng vào hạng mục “mua sắm xanh”, hướng đến mục tiêu phát triển bền vững.

– Đạt 100% ticket mua sắm được đánh giá 5 sao

Những kế hoạch hành động này của PRC trong năm 2024 được kỳ vọng không chỉ làm hài lòng nhân viên, khách hàng nội bộ khi tham gia vào quy trình mua sắm tại FSOFT, mà còn đồng hành với FSOFT trong mục tiêu tăng năng suất, “sải cánh” trong khát vọng kinh doanh toàn cầu, góp phần đưa chuỗi mục tiêu 5 GIGA thành hiện thực và tiến đến mục tiêu “$5B” vào năm 2030.