Mua sắm bằng AI – bước đi tiên phong của PRC trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo
Trên phương diện hỗ trợ sản xuất, từ đầu năm 2024, Trung tâm Mua bán (PRC) đã đề ra những mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động của cả đơn vị, đảm bảo 2 mục tiêu trọng điểm là tăng năng suất và phát triển bền vững, bên cạnh tôn chỉ “mua sắm hiệu quả”. Trong đó, đẩy mạnh ứng dụng AI là một trong những ưu tiên hàng đầu để tối ưu hoá chi phí, tốc độ và hiệu quả vận hành, nâng tầm công tác mua sắm tại FSOFT.
PRC là một trong ba đơn vị khối BA tiên phong trong việc triển khai ứng dụng AI để thúc đẩy năng suất và chất lượng. Ngay từ khi chương trình dùng AI để tăng năng suất được triển khai rộng rãi trên toàn FSOFT, đơn vị đã làm việc với IDO và AIC/QAI để triển khai phase “báo giá tự động cho user” trên tool E-Purchase. Theo đó, dựa trên dữ liệu đã có sẵn trên E-Purchase, các báo giá sẽ được tự động gửi về cho người dùng khi sử dụng công cụ này để request hàng hóa, thiết bị đã được mua/báo giá trước đó trên hệ thống. Với nâng cấp trên, khi mặt hàng đã có lịch sử mua sắm trên tool, user/dự án có thể nhận được báo giá trong vòng 1-5 phút thay vì phải chờ đợi khoảng 24 giờ làm việc như trước đây. Việc triển khai tính năng mới này được đơn vị kỳ vọng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quy trình mua sắm cho user và dự án.
Đối với từng mảng công việc tại đơn vị, xuất phát từ các pain points tổng trong quá trình làm việc, PRC cũng ưu tiên đẩy mạnh chuyển đổi quy trình, áp dụng công nghệ trong xử lý công việc. Từ đây, nhiều sáng kiến, ý tưởng ứng dụng AI cũng được các thành viên tại PRC đưa ra nhằm tăng hiệu quả công việc, giúp quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và thống nhất giữa các bên liên quan. Từ việc tự động hóa các tác vụ thủ công như tạo, theo dõi đơn hàng, thanh toán… đến phân tích dữ liệu nhà cung cấp, dữ liệu sản phẩm, giá cả, giúp đưa ra quyết định mua hàng tốt nhất, AI đang trở thành một giải pháp đắc lực giúp PRC từng bước hoàn thành các OKR về năng suất mà đơn vị đã đặt ra, bao gồm nâng tầm công tác mua sắm, duy trì tỉ lệ tối ưu chi phí đạt mức tốt; không ngừng đổi mới, cải tiến công cụ, quy trình, nhằm tháo gỡ triệt để các nút thắt trong quy trình mua sắm và đạt 100% ticket mua sắm được đánh giá 5 sao.
Tuy nhiên, bên cạnh các lợi ích mang lợi, việc áp dụng AI tại đơn vị cũng gặp một số khó khăn nhất định. Đại diện PRC cho biết, để khai thác tối đa hiệu quả của AI trong thực tế, đơn vị cần đánh giá kỹ lưỡng và lựa chọn các giải pháp phù hợp với quy mô, ngân sách và nhu cầu của bộ phận. Bên cạnh đó, dù là đơn vị hỗ trợ sản xuất nhưng khối BA vẫn nằm trong một công ty công nghệ, vì vậy, việc áp dụng các biện pháp bảo mật và giám sát, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào để bảo vệ dữ liệu là yếu tố vô cùng cần thiết. Để đảm bảo tất cả các yếu tố trên, cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về kiến thức và kỹ năng để làm việc với công nghệ này.
Những nỗ lực của PRC trong việc ứng dụng AI vào công việc được kỳ vọng không chỉ làm hài lòng nhân viên, khách hàng nội bộ khi tham gia vào quy trình mua sắm tại FSOFT, mà còn đồng hành với FSOFT trong mục tiêu tăng năng suất, “sải cánh” trong khát vọng kinh doanh toàn cầu, góp phần đưa chuỗi mục tiêu 5 GIGA thành hiện thực và tiến đến mốc “$5B” vào năm 2030.
