“Việc gì khó, có Trang3”
Đó là câu nói đi vào chân lý, thể hiện niềm tin tuyệt đối của anh em với Trần Thu Trang (PRC.HN) – nickname “Trang 3” mỗi mùa event cao điểm. Với sự tham mưu, đề xuất và tận lực chung vai, Trang 3 góp phần tạo nên tiếng vang cho hàng loạt sự kiện năm 2022. Thành công này đưa cái tên Trang 3 được xướng lên trong Top 20 HO xuất sắc nhất năm 2022.
10 giờ tối, khi vừa cùng con hoàn thành bài tập, tiếng nổ tin nhắn từ điện thoại liên tuc vang lên khiến Trang 3 có dự cảm về sự thay đổi bất ngờ. Ngay khi vừa mở điện thoại là thông tin “quay xe” từ nhà cung ứng cho hạng mục quà tặng của sự kiện “Ngày Phụ huynh FSOFT”. Với số lượng lên tới hàng chục nghìn phần quà cùng chi phí hạn mức, việc chọn quà phù hợp với các bậc phụ huynh là một bài toán cân não. Với nghiệp vụ mua sắm – thanh toán cùng sự thấu hiểu tổ chức đã được tôi luyện gần 13 năm tại FSOFT, Trang 3 ngay lập tức kết nối và làm việc với các bên ngay trong đêm để tìm ra phần quà phù hợp nhất cho sự kiện.
Đó chỉ là một trong vô vàn tình huống mà Trang 3 phải linh hoạt đối ứng mỗi mùa sự kiện. Đặc biệt là sau 2 năm vắng bóng các chương trình offline, năm 2022 được xem là sự trở lại ngoạn mục của tất cả các chương trình cấp FSOFT và cấp đơn vị như FPT Tower Grand Opening, VUI FEST, ME, Ngày Phụ huynh, Automotive Show… Đây cũng là năm Trang 3 đối mặt với những bài toán khó.
Hiện, Trang 3 phụ trách mua hàng mảng dịch vụ tổ chức sự kiện, văn phòng và quà tặng. Cụ thể là tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng nhằm đảm bảo yêu cầu của người dùng, các phòng ban nội bộ. Song song, Trang 3 phải tính toán kĩ lưỡng về mặt chi phí ở tất cả các hạng mục sao cho phù hợp với các điều khoản và có lợi cho công ty.
Với Trang 3, mảng dịch vụ tổ chức sự kiện luôn bị động về thời gian, do đó thách thức nhất là việc tuân thủ quy trình mua sắm của công ty mà vẫn phải đảm bảo tiến độ, chất lượng và đơn giá. Các sự kiện thường diễn ra theo mùa. Mỗi năm thường có 2 vụ lớn từ tháng 6 tới tháng 9 và sau tháng 11. Trong giai đoạn này, nhu cầu từ doanh nghiệp lớn trong khi thị trường thường khan hiếm nhà cung ứng “xịn”, do vậy việc tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp luôn là nỗi ám ảnh của Trang 3.
Năm 2022, Grand Opening và chuỗi VUI FEST trên cả 3 miền là hai chương trình mà Trang 3 đau đáu bởi quy mô lớn, tiến độ gấp và yêu cầu 5* trên nhiều phương diện. Trong đó, Grand Opening không chỉ là sự kiện khai trương mà còn là chuỗi các hội nghị khách hàng quốc tế và công nghệ với sự tham dự của 602 người, trong đó có 324 khách hàng quốc tế là lãnh đạo cao cấp của các tập đoàn hàng đầu thế giới. Riêng VUI FEST là chuỗi event chào năm mới được tổ chức theo format hoàn toàn mới với những thách thức mới. “Thật may mắn, từ khi nhận đề bài, bàn bạc và sau 7749 lần nâng lên hạ xuống, mình đã tìm được nhà cung ứng phù hợp với những yêu cầu khắt khe từ phía nội bộ”, Trang 3 cho hay.
Không chỉ “mát tay” trong việc hỗ trợ tìm kiếm và đám phán giá với nhà cung ứng tại các sự kiện lớn nhỏ, Trang 3 luôn tích cực đề xuất giải pháp tối ưu về thời gian và chi phí cho các hạng mục công việc, tham gia đào tạo đồng nghiệp mới của bộ phận. Năm 2023, Trang 3 đã “lên dây cót” tinh thần để dấn thân vào các nhiệm vụ khó, hợp lực cùng các đơn vị, phòng ban tạo ra những sự kiện đẳng cấp và là hậu phương vững chắc cho đội ngũ tiền tuyến yên tâm xông pha.
QueDT
