“Prevention không còn là một quy trình bắt buộc mà đã trở thành văn hóa làm việc”
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa các quy trình quản lý chất lượng đã trở thành yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Đó cũng chính là mục tiêu mà dự án Quality Suite (QS) của SCM hướng đến khi phát triển hệ thống quản lý chất lượng cho chuỗi cung ứng của khách hàng G.. Với hơn 25 module phức tạp, dự án không chỉ tập trung vào giải pháp kỹ thuật mà còn chú trọng áp dụng văn hóa Prevention để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong từng hạng mục công việc.
Với định hướng số hóa các quy trình đảm bảo chất lượng, đội ngũ dự án QS nhận định rằng việc xây dựng văn hóa Prevention là yếu tố quan trọng giúp hạn chế lỗi lặp lại, tăng năng suất và cải thiện chất lượng tổng thể. Cụ thể, khi phát sinh vấn đề, dự án sẽ tiến hành phân tích chi tiết nguyên nhân gốc rễ để triển khai các giải pháp khắc phục và phòng ngừa, đảm bảo những lỗi tương tự không tái diễn trong tương lai. Tiến hành rà soát định kỳ cũng được đội dự án thực hiện nhằm giúp từng thành viên chủ động ghi nhận và xử lý những vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng tới dự án. Với mục tiêu chuẩn hóa quy trình và tối ưu hóa hệ thống theo dõi, QS cũng đang trong quá trình hoàn thiện quy trình, define các checklist để theo dõi và đảm bảo sự đồng nhất khi xử lý vấn đề trên hơn 25 modules của hệ thống.
Anh Trần Ngọc Thuận – PM dự án cho biết, mỗi bài học kinh nghiệm đều nên được chia sẻ rộng rãi để các nhóm khác chủ động phòng ngừa và giảm thiểu các lỗi tương tự trong tương lai. Đây cũng là cách để QS vượt qua những khó khăn như thiếu nguồn lực cho hệ thống lớn, đội ngũ mới thiếu kinh nghiệm hay quy trình chưa đồng bộ.
Nhờ việc áp dụng văn hóa Prevention, dự án QS đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Việc xử lý sớm các vấn đề tiềm ẩn giúp hạn chế đáng kể các lỗi bị khách hàng phát hiện, từ đó nâng cao sự tin cậy và uy tín của dự án. Ngoài ra, văn hóa Prevention không chỉ giúp dự án kiểm soát tốt thời gian xử lý vấn đề mà còn hạn chế tối đa ảnh hưởng đến các dự án chính. PM dự án cũng nhận định, Prevention không còn là một quy trình bắt buộc mà đã trở thành văn hóa làm việc để mỗi thành viên nâng cao kỹ năng và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Trong tương lai, dự án QS kỳ vọng văn hóa Prevention sẽ tiếp tục được hoàn thiện và phát triển toàn diện hơn. Điều này bao gồm việc đầu tư vào các công cụ tự động hóa kiểm thử và giám sát hệ thống để giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ xử lý vấn đề. Bên cạnh đó, việc xây dựng nền tảng chia sẻ kiến thức và cơ chế khuyến khích sáng tạo cũng sẽ góp phần thúc đẩy động lực cho các thành viên.
